« L'Agent d'accueil – secrétariat et animation de la vie associative » présente cette particularité de développer des tâches internes et externes. C'est un employé qualifié dont les missions participent au bon fonctionnement de la structure et qui, au contact des habitants, assure un rôle de veille et de relais des actions concourant à renforcer le lien social dans les quartiers et territoires prioritaires.
Activité
Administratif
Animation et lien social
Parcours de formation (exemples à titre indicatif)
Parcours de formation proposé par le plan de formation de la structure :
- BTS secrétariat ; Assistant Ressources Humaines niveau III ; Bac Pro Accueil - relation clients et usagers ; BTS professions immobilières ; Formation qualifiante (AFPOLS) Chargé de clientèle niveau III…
- Attitudes de service ; Gestion et prévention des conflits…
Il pourra également être envisagé une évolution vers un poste de Responsable administratif.
Parcours de formation proposé par le CNLRQ et le SERQ (Projet de branche) visant à l'acquisition d'une culture professionnelle liée au projet politique des Régies et/ou à l'acquisition de compétences facilitant l'adaptation au poste : Formation Stage Acteurs ; Médiation ; Tour de France ; Gestion des conflits et du stress…
Autres actions et parcours de formation proposés par d'autres branches, etc.
Qualités requises
- Maîtrise de la bureautique et des outils informatiques.
- Capacité confirmée à la communication (écoute, disponibilité, relationnel, sens du contact, écrit).
- Capacité à travailler en équipe et en partenariat.
- Autonomie dans l'organisation du travail.
- Capacité à rendre compte.
- Connaissance des publics des quartiers populaires.
- Capacité à expliquer.
- Discrétion et confidentialité quant aux situations repérées.
- Capacité à prendre de la distance face à certaines situations
- Sensibilité au secteur associatif.
Degré d'autonomie
Reçoit et comprend les instructions fixant l'objet du travail et les moyens dédiés. Force de propositions dans les domaines et activités auxquels il participe.
Accompagné dans ses missions par un tuteur désigné par la direction de la Régie.
Peut être amené à réaliser seul les tâches confiées et à rendre compte de son intervention.
Responsabilités
Prend les initiatives néces-saires pour réaliser les missions qui lui sont confiées.
Participe aux réunions des équipes et aux différentes animations (Balcons Fleuris, Mon Quartier Propre etc.).
Propose des actions et peut animer une équipe administrative.
Niveau requis
Niveau V (CAP,BEP) ou Niveau IV (Bac, Bac Pro ou équivalent)
Missions
Il ou elle met en oeuvre des actions en mobilisant les habitants et participe à l'élaboration des projets. Il ou elle assure les missions suivantes :
- Anime l'accueil physique et téléphonique : organisation de l'espace, réception, écoute des demandes, transmission des messages, tenue du registre d'accueil…
- Informe les habitants, oriente vers les différents services de la Régie ou des partenaires et facilite le lien avec les intervenants (intermédiation).
- Gère l'affichage au sein de la Régie (annonces, offres d'emploi…).
- Réalise un ensemble de tâches administratives – archivage, courriers, tenue du fichier adhérents, agendas, etc. – et de secrétariat (organisation de réunions, rédaction de compte-rendus…), prise de rendez-vous (écrivain public…).
- Peut assister sur certaines tâches de comptabilité (suivi de tableaux divers…), gestion du personnel (dossier de candidats, suivi des absences), gestion des stocks, communication (mise à jour du site), etc.
- Participe aux animations initiées par la Régie et les partenaires.
- Peut participer à des actions de sensibilisation et/ou de médiation « postée » (ex. lutte contre la précarité énergétique, information sur les tarifs sociaux, aides aux impayés).
- Travaille en lien avec les associations, partenaires institutionnels, services de la collectivité sur certaines activités, en particulier celles relevant du lien social.
Définition
« L'Agent d'accueil – secrétariat et animation de la vie associative » présente cette particularité de développer des tâches internes et externes. C'est un employé qualifié dont les missions participent au bon fonctionnement de la structure et qui, au contact des habitants, assure un rôle de veille et de relais des actions concourant à renforcer le lien social dans les quartiers et territoires prioritaires.
Placé sous la responsabilité d'un Encadrant (responsable administratif ou direction) qui veille à la bonne réalisation de ses principales fonctions, il participe à la gestion administrative et au secrétariat ainsi qu'à certaines tâches en lien avec des actions spécifiques – accueil, information, orientation des habitants, bénéficiaires et partenaires etc. Il peut également accompagner des projets initiés avec les habitants…
Implanté au coeur du quartier, dans une proximité sociale construite au fil du temps, l'accueil est à la base du projet et de l'action de la Régie. Il s'agit autant de prendre en considération chaque personne dans la réalité sociale de son territoire, que de favoriser la participation au projet (présence, convivialité, maillage…).
Opérateur
Chargé d'accueil - secrétariat
Emplois de sortie (liste non exhaustive)
• Assistant/adjoint de direction
• Agent de développement social
• Chargé de clientèle
En savoir plus
Pour en savoir plus sur la branche, rendez-vous sur leur site