Assistant(e) commercial(e)

Famille de métier

COMMERCIALISER, DIFFUSER

• Commercial, vente, export

Activités principales

Selon la taille et l'organisation de l'entreprise, il ou elle assure tout ou partie des activités suivantes :

Gestion des commandes par téléphone, fax, courrier, messagerie ou EDI

• Renseigner les clients à propos des prix, délais, nouveaux produits…
• Enregistrer leurs commandes et leurs délais
• S'assurer des livraisons dans les délais
• S'occuper des démarches liées à l'export, si besoin
• Saisir et éditer les éléments nécessaires à la livraison et à la facturation

Participation aux opérations de promotion

• Rédiger des correspondances commerciales
• Informer lors des salons
• Relancer des prospects et des clients

Suivi des clients

• Régler les problèmes ou petits litiges liés aux commandes ou aux livraisons
• Gérer les dossiers commerciaux
• Actualiser les échéanciers et les tableaux de bord : statistiques produits, clients, vendeurs, évolution des groupements…
• Informer les attachés commerciaux et la direction commerciale

Actualisation des bases de données et diffusion de l'information commerciale 

• Saisir les nouveaux produits référencés en centrales, ainsi que leurs caractéristiques 
• Eliminer les produits abandonnés
• Diffuser les évolutions de prix, les publicités et les prévisions de vente avec leurs dates/ échéances
• Organiser et transmettre les commandes et prévisions pour les lancements et les expéditions

Résultats attendus

• Commandes saisies, honorées et payées dans les délais
• Nombre et importance des clients traités et fidélisés
• Tableaux de suivi actualisés et transmis
• Relations de qualité avec les clients et les collègues des autres services

Conditions d'exercice du métier

Autonomie et responsabilité
Ce poste dépend du responsable de l'administration des ventes qui peut être aussi le directeur commercial selon la taille de l'entreprise.
Autonome dans son travail, il ou elle est responsable de la gestion des commandes et du suivi des clients dans le cadre de la politique commerciale définie par la direction.

Moyens et ressources
Equipements informatiques et de communication connectés au réseau de l'entreprise.
Gestion de documents commerciaux et comptables comme les tarifs, publicités, bons de commandes, bons de livraisons, factures, avoirs, etc.

Relations internes et externes
Travail en général au sein d'une équipe d'assistants.
Relations internes avec les attachés commerciaux, la direction commerciale, les achats (prix de revient), la comptabilité (avoirs), les designers (modèles), le service expédition (cas exceptionnels, annulations ou priorités).
Relations externes avec les clients et les éventuels prestataires de service pour la promotion des produits.

Environnement de travail
Il ou elle travaille à des horaires normaux, dans un bureau souvent partagé, en permanence au téléphone, devant son écran, ou les deux simultanément. Il ou elle peut être amené(e) à participer à des salons professionnels. 

Compétences requises

Compétences spécifiques

•  Bien connaître l'entreprise et l'organisation du travail pour informer le client de manière appropriée
• Connaître les meubles et leurs principales caractéristiques ainsi que les bases techniques nécessaires selon le type de produits
• Gérer une commande et un dossier client, du début à la fin
• S'informer et transmettre l'information efficacement : être à l'écoute, poser les questions pertinentes, reformuler, etc.
• Argumenter et négocier en s'adaptant à des personnalités variées
• Synthétiser les informations, les transmettre de manière claire et précise selon les procédures définies
• Résoudre rapidement les problèmes
• Connaître les principales démarches pour l'export
• Rédiger un courrier commercial
• Maîtriser les outils bureautiques : traitement de textes, tableur, base de données…
• Savoir utiliser les outils de communication
• Parler une ou des langues étrangères, notamment l'anglais commercial

Compétences transversales

• S'adapter aux évolutions et réagir rapidement
• Etre autonome, prendre des initiatives et gérer les risques
• Faire preuve d'une bonne organisation et de rigueur
• Communiquer avec des interlocuteurs variés, aussi bien de visu qu'au téléphone
• Avoir de la diplomatie et une bonne élocution
• Savoir développer un argumentaire
• Travailler en équipe

Parcours professionnels

Formation initiale
Selon la taille de l'entreprise et la complexité des produits, une formation de niveau III (Bac 2) dans le secteur commercial est généralement demandée.

Formation continue
Pour tenir ce poste, il peut être utile de compléter son expérience par des formations de : secrétariat commercial, communication par téléphone, maîtrise des logiciels et des nouveaux outils de communication, etc.

Pré-requis
Une expérience terrain permet de mieux comprendre les enjeux commerciaux et les risques de problèmes.
Une formation aux produits et au mode de fonctionnement de l'entreprise est nécessaire pour être opérationnel(le).

Passerelles
Evolution possible vers des postes avec plus de responsabilités : gestion de clients à l'export, responsable de la gestion commerciale, ou vers des postes plus orientés marketing et la communication : préparation des fiches produits, catalogues, show-room et salons. 

Ce type de poste, à dimension transversale, permet d'évoluer vers tout autre type d'entreprise.

Pour en savoir plus

Retrouvez les fiches métiers sur le site de l'Ameublement.