En chiffre
En 2012, le domaine de la gestion et de l’administration rassemblait 2,5 millions de personnes, soit une personne en emploi sur 10. Les cadres représentaient le quart des effectifs. Les employés la moitié des effectifs.
Ce que recouvrent ces domaines
Traditionnellement, le travail administratif se répartissait de la manière suivante :
- La dimension communication pour les secrétaires
- Le traitement des dossiers pour les employés de bureau
- Les métiers de la gestion pour le domaine comptable et financier.
Depuis une vingtaine d’années, ces métiers ont évolué et se sont spécialisés.
La piste des métiers – Agence régionale de la formation tout à long de la vie Poitou-Charentes, décembre 2014, p. 4
Aujourd’hui, la DARES (Direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques du ministère du Travail, de l’Emploi, de la Formation professionnelle et du Dialogue social) répartit les métiers de cette famille professionnelle de la manière suivante :
- secrétaires ;
- employés de comptabilité ;
- employés administratifs d’entreprise ;
- secrétaires de direction ;
- techniciens des services administratifs, comptables et financiers ;
- cadres des services administratifs, comptables et financiers ;
- dirigeants d’entreprise.
Le terme de « secrétaire » reste le plus fréquent. Il peut être coloré par une spécialisation (commerciale, comptable…) ou un domaine d’activité.
Plus le niveau de qualification augmente, plus il laisse la place à l’appellation d’« assistant » qui engendre de nouvelles responsabilités et plus d’autonomie.
Le cœur de métier des secrétaires et assistant(e)s s’articule autour de la rédaction, de l’accueil-organisation et du projet.
Aujourd’hui, avec le développement du numérique, la rédaction est toujours essentielle à ces métiers. Une bonne orthographe facilite cette activité. L’accueil-organisation est la deuxième activité principale des assistant(e)s et secrétaires. Les profils bac et BTS sont attendus sur ces deux grandes catégories d’activités. La gestion de projet, quant à elle, vise surtout des professionnels titulaires d’un niveau master.
Quels types d’études dans l’administration et la gestion ?
Les bacheliers technologiques de la série STMG (sciences et technologies du management et de la
gestion), et particulièrement ceux qui ont suivi les spécialisations « ressources humaines et communication » et « gestion et finance » ont vocation à continuer leurs études en BTS de la filière gestion administrative.
Le « baccalauréat professionnel gestion-administration » flèche surtout l’exercice dans de petites et moyennes structures. Les titulaires peuvent directement travailler à l’issue de ce cycle de formation ou continuer, eux aussi, en BTS.
Les brevets de technicien supérieur (BTS) sont devenus la norme. La part des titulaires d’un diplôme de niveau supérieur ou égal à bac+2 atteint les 55 % parmi les moins de 30 ans. Ils développent des compétences considérées comme essentielles dans ces métiers. Par exemple, la capacité d’organisation, la gestion du temps, la maîtrise des outils bureautiques, la communication.
BTS directement en lien avec la gestion administrative :
- BTS AG pour Assistant de gestion de PME-PMI
- BTS AM pour Assistant manager
- BTS CG pour Comptabilité et gestion
- Et d’autres BTS spécialisés par secteur d’activité : immobilier, banque, assurance, notariat.
A l’université
- DUT Gestion administrative et commerciale des organisations (GACO).
- Autres DUT spécialisés, notamment autour des ressources humaines.
- Licences professionnelles spécialisées dans des domaines d’activités tertiaires (immobilier, notariat…), juridiques comme assistant juridique, la GRH comme assistant de Gestion des ressources humaines ou dans la fonction publique territoriale.
- Masters qui portent souvent dans leur dénomination les termes de gestion/administration visant l’ensemble des activités de l’entreprise ou associés à un domaine particulier comme la GRH, la gestion de projets ou la gestion administrative des collectivités territoriales.
Pour accéder à l’emploi, un atout important réside dans la faculté d’adaptation
Pour accéder à l’emploi, une première étape peut passer par un poste d’employé administratif. Ensuite deux voies principales sont ouvertes :
- secrétaires pour l’administration ;
- assistants comptables pour la comptabilité.
Le plus important est de disposer de compétences techniques immédiatement opérationnelles.
De plus en plus, les employeurs demandent l’utilisation de progiciels qui sont en fait des « supers » logiciels qui demandent essentiellement des capacités d’adaptation.
En fonction de la taille des entreprises, les attentes des employeurs changent. Dans les PME, ils recherchent de la polyvalence. Dans les grandes structures, ils recherchent aussi des professionnels spécialisés.
L’expérience est un atout important car elle génère l’autonomie et un sens du relationnel.
Pour les assistants spécialisés, la connaissance du secteur est très importante.
Les langues sont attendues, d’une part, si elles sont intrinsèquement liées au poste comme dans l’export. Dans ce cas alors, le niveau attendu sera élevé. D’autre part, si le poste se situe à un niveau élevé.
Vu la diversité des structures qui recrutent, la capacité d’adaptation est indispensable.
Les prévisions d’emploi d’ici à 2020
Avec le développement continu des technologies numériques et la rationalisation des organisations, l’emploi des secrétaires devrait diminuer mais pas celui des secrétaires de direction.
Les secrétaires de direction sont un peu plus présent(e)s en Ile-de-France que dans les autres régions de France métropolitaine.
Avec 2 % de créations nettes par an, les effectifs de technicien des services administratifs, comptables et financiers devraient continuer d’augmenter.
Ils sont particulièrement présents en Ile-de-France où ils représentent 2 % de l’emploi régional.
Parmi les moins de 30 ans, le niveau de diplôme de niveau supérieur ou égal à bac +3 est devenu le plus fréquent (42 %).
Le nombre d’emplois dans le domaine de la gestion et de l’administration des entreprises devrait progresser, d’ici à 2022, à un rythme légèrement supérieur à celui projeté pour l’ensemble des métiers (+ 0,8 % par an), avec des évolutions contrastées suivant les familles professionnelles.
En effet, les fonctions d’expertise, les techniciens et cadres des services administratifs, comptables et financiers bénéficieraient toujours de perspectives d’emploi très favorables à l’horizon 2022, avec respectivement 1,9 % et 1,4 % de créations nettes par an.
Concernant son profil, le gestionnaire administratif s’appuie sur ses compétences relationnelles pour être à l’interface avec l’externe, le personnel et tout type de professionnels. Il possède aussi des compétences rédactionnelles car l’ensemble des documents de l’entreprise passe par lui.
Evolution des métiers de secrétaires et assistant(e)s
D’ici à 2020-2022, les postes d’assistant(e)s et secrétaires évolueront vers l’association de compétences en conseil technique. Expert au sein d’entreprises de moins de 50 salariés, ils pourront assurer une veille juridique et informer sur la réglementation.
Dans les entreprises de 50 à 100 salariés, ils (elles) seront plus attendu(e)s sur le management de la qualité.
Dans les entreprises de plus de 100 salariés, le conseil technique et le rôle d’interface seront la priorité.
Les capacités rédactionnelles resteront un fort atout.
Les métiers administratifs et comptables en Poitou-Charentes (Nouvelle Aquitaine)
Les métiers administratifs et comptables représentent environ 20 % des emplois de Poitou-Charentes. Les professions les plus répandues sont les adjoints administratifs de la fonction publique, les secrétaires, les employés de services comptables et financiers, les adjoints administratifs des entreprises.
Les métiers administratifs et comptables sont souvent des emplois durables.
Depuis 2000, le niveau de formation des entrants a augmenté. En dessous du niveau BTS, l’accès aux postes qualifiés est complexe.
Les profils recherchés ont souvent suivi une formation technologique ou professionnelle tertiaire et non pas d’enseignement général :
- au moins 55 % d’entre eux ont un diplôme niveau bac+2 ;
- 42 % ont un niveau bac.
Pour les niveaux supérieurs, c’est la spécialité qui prime.
Sources
- Les métiers de la gestion administrative - L’enseignement technique n° 244, 4ème trimestre 2014
- La piste des métiers – Agence régionale de la formation tout à long de la vie Poitou-Charentes, décembre 2014
- En direct de l’Observatoire – Observatoire des métiers de l’assistanat et du secrétariat, janvier 2015
- Les métiers en 2022 – Rapport du groupe Prospective des métiers et qualifications, France Stratégie et DARES, avril 2015
Pour aller plus loin
- DARES
- Les métiers de la gestion administrative - L’enseignement technique n° 244, AFDET, 4ème trimestre 2014
- Etude de rémunération nationale - Hays, 2016
