Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités - Bloc de compétences du titre professionnel Secrétaire assistant

Source : Carif Provence-Alpes-Côte d’Azur

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Objectifs, programme, validation de la formation

Objectifs

Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l’entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en valorise l’image et assure le relais de l’information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables. Il effectue la recherche d’informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l’archivage physiques et numériques.Il assiste l’équipe en gérant l’accueil des visiteurs et les flux d’appels multicanaux, en gérant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu’en organisant les réunions et les déplacements.Au sein du service commercial de l’entreprise, il traite les commandes clients ou les demandes d’achats et les approvisionnements. Il assure l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d’information et traite les réclamations courantes qu’il a identifiées et analysées, en conciliant satisfaction de l’interlocuteur et intérêt de l’entreprise. Il facilite le suivi de l’activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs.Selon l’organisation de la structure, il participe au suivi administratif du personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités d’embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses conformes au droit du travail aux demandes courantes d’information d’ordre social. Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en charge de manière agile les travaux des collègues des différents secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service, nécessitant une capacité d’adaptation et d’ouverture sur son environnement.Selon le contexte de la structure, l’utilisation de la langue anglaise peut être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples d’un interlocuteur anglophone. Le secrétaire assistant exerce sa fonction avec un degré d’autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et le domaine d’activité de l’entreprise. L’organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative.La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l’ac

Description, programmation

1. Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités Produire des documents professionnels courants. Communiquer des informations par écrit. Assurer la traçabilité et la conservation des informations. Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement. Planifier et organiser les activités de l’équipe.
2. Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines Assurer l’administration des achats et des ventes. Répondre aux demandes d’information des clients et traiter les réclamations courantes. Elaborer et actualiser des tableaux de suivi de l’activité commerciale. Assurer le suivi administratif courant du personnel.

Validation et sanction

Ce bloc de compétences est validé par le certificat de compétences professionnelles « Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités » qui est une composante des titres professionnels Secrétaire assistant, secrétaire assistant médico-social, secrétaire comptable.Attestation de formationPour connaitre les passerelles vers d’autres certifications, consultez le site internet de France Compétences.

Type de formation

Certification

Niveau de sortie niveau IV (BP, BT, baccalauréat professionnel ou technologique)

Métiers visés

M1607 :

Durée, rythme, financement

Durée 322 heures en centre
Durée indicative : 322h. Durées indicatives et ajustables en fonction des besoins des personnes.

Modalités de l'alternance Module en centre - Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités [MM-MESM] CPF; date début :2021-09-06; date fin :2021-11-08; durée :315;,Module en centre - Certification (CCP) bloc de compétences SA-SC-SAMS BC01; date début :2021-11-09; date fin :2021-11-09; durée :7;

Conventionnement Non

Conditions d'accès

Modalités de recrutement et d'admission Dossier de demande de formation

Niveau d'entrée information non communiquée

Conditions spécifiques et prérequis Posséder le niveau de classe première ou équivalentMaîtriser les règles orthographiques, grammaticales et syntaxiques de la langue française ainsi que les calculs arithmétiques de base.