Titre professionnel Secrétaire Assistant(e) en Alternance

Objectifs, programme, validation de la formation

Objectifs

Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l’entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en valorise l’image et assure le relais de l’information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables. Il effectue la recherche d’informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l’archivage physiques et numériques.Il assiste l’équipe en gérant l’accueil des visiteurs et les flux d’appels multicanaux, en gérant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu’en organisant les réunions et les déplacements.Au sein du service commercial de l’entreprise, il traite les commandes clients ou les demandes d’achats et les approvisionnements. Il assure l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d’information et traite les réclamations courantes qu’il a identifiées et analysées, en conciliant satisfaction de l’interlocuteur et intérêt de l’entreprise. Il facilite le suivi de l’activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs.Selon l’organisation de la structure, il participe au suivi administratif du personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités d’embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses conformes au droit du travail aux demandes courantes d’information d’ordre social. Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en charge de manière agile les travaux des collègues des différents secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service, nécessitant une capacité d’adaptation et d’ouverture sur son environnement.Selon le contexte de la structure, l’utilisation de la langue anglaise peut être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples d’un interlocuteur anglophone. Le secrétaire assistant exerce sa fonction avec un degré d’autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et le domaine d’activité de l’entreprise. L’organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative.La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l’activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités.L’essentiel de l’activité s’exerce de façon sédentaire avec l’utilisation d’outils numériques et de progiciels propres à la structure. L’évolution technologique de ces outils nécessite une mise à jour et une adaptation des compétences en permanence. Les horaires sont stables même si l’amplitude des horaires de travail tend

Description, programmation

Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités :

• Produire des documents professionnels courants
• Communiquer des informations par écrit
• Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement dont anglais
• Planifier et organiser les activités de l’équipe
  Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines
• Assurer l’administration des achats et des ventes
• Répondre aux demandes d’information des clients et traiter les réclamations courantes
• Elaborer et actualiser les tableaux de suivi de l’activité commerciale
• Assurer le suivi administratif courant du personnelRemise à niveau informatiqueTechnique de recherche d’emploiSuivi individuelPréparation à la session d’examen et à la rédaction du DPBilan de parcours de formation

Validation et sanction

Titre professionnel secrétaire assistant

Type de formation

Certification

Niveau de sortie niveau IV (BP, BT, baccalauréat professionnel ou technologique)

Métiers visés

M1607 :

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Durée, rythme, financement

Durée 399 heures en centre

Modalités de l'alternance -

Conventionnement Non

Conditions d'accès

Niveau d'entrée niveau V (CAP, BEP, CFPA du premier degré)

Conditions spécifiques et prérequis -

Inscription

Contact renseignement Madame Réjane AFORMAC - Clermont - Ferrand

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Éligibilité de cette formation au compte personnel de formation pour les salariés

Code CPF 239765 - Validité du 02/01/2019 au 31/12/2115

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Périodes prévisibles de déroulement des sessions

Session débutant le : 10/03/2021

Adresse d'inscription
AFORMAC - Clermont - Ferrand
37 Bd Aristide Briand 63000 Clermont-Ferrand

Lieu de formation

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Organisme de formation responsable