Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de l'entreprise.
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...).
Peut coordonner une équipe.
Appellations
- Assistant administratif / Assistante administrative
- Secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire
- Secrétaire bilingue
- Secrétaire juridique
- Secrétaire généraliste
- Secrétaire administratif / administrative
- Secrétaire administratif / administrative de collectivité territoriale
- Secrétaire bureautique
- Secrétaire polyvalent / polyvalente
- Secrétaire d'administration scolaire et universitaire -SASU-
- Secrétaire
- Télésecrétaire
- Secrétaire trilingue
Accès à l'emploi métier
Cet emploi/métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac (Bac professionnel, technologique, ...) à Bac+2 (BTS, ...) en secrétariat, bureautique.
Il est également accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire complété par une expérience professionnelle dans le secteur.
La pratique d'une ou plusieurs langues étrangères peut être requise.
La maîtrise de l'outil bureautique (traitement de texte, tableur, ...) et des outils de communication (Internet, messagerie, ...) est exigée.
Condition d'exercice de l'activité
L'activité de cet emploi/métier s'exerce au sein d'entreprises privées, d'établissements publics, parapublics, parfois au domicile de l'intervenant, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, ressources humaines, comptabilité, ...).
Elle varie selon la taille, le mode d'organisation et le domaine d'activité (juridique, ...) de la structure.
Environnement de travail
Conditions
- Au domicile de l'intervenant
- Au domicile de particulier
Secteurs
- Agriculture
- Assurance
- Bâtiment et Travaux Publics -BTP-
- Éducation / Enseignement
- Finance
- Immobilier
- Industrie
- Recherche et développement
- Santé et action sociale
- Sport et loisirs
- Transport/logistique
Structures
- Association
- Cabinet juridique
- Collectivité territoriale
- Entreprise
- Entreprise publique/établissement public
- Établissement scolaire
- Société de services
Activités et compétences de base
Activités
- Accueillir une clientèle
- Planifier des rendez-vous
- Orienter les personnes selon leur demande
- Réaliser la gestion administrative du courrier
- Saisir des documents numériques
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
- Organiser des déplacements professionnels
- Définir des besoins en approvisionnement
- Suivre l'état des stocks
- Préparer les commandes
Compétences
- Sténographie
- Techniques de prise de notes
- Outils bureautiques
- Règles d'affranchissement du courrier
- Modalités d'accueil
- Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)
Activités et compétences spécifiques
Activités
- Mettre à jour une documentation technique
- Suivre les conditions d'exécution d'un contrat
- Vérifier les conditions d'exécution d'un contrat
- Archiver des dossiers et documents de référence
- Indexer des dossiers et documents de référence
- Suivre l'évolution d'un dossier professionnel
- Construire un dossier professionnel
- Saisir des documents juridiques
- Réaliser un suivi administratif du personnel
- Organiser la logistique des recrutements et des formations
- Réaliser une gestion administrative
- Réaliser une gestion comptable
- Coordonner l'activité d'une équipe
- Réaliser un suivi d'activité
Compétences
- Terminologie juridique
- Droit commercial
- Normes rédactionnelles
- Techniques de saisie avec dictaphone
- Droit du travail
- Logiciels comptables
- Comptabilité générale
Emplois proches
Emplois envisageables si évolution
Fiches ROME envisageables
- Gestion locative immobilièreSecrétaire de groupe d'immeubles
- Gestion locative immobilièreSecrétaire de syndic immobilier
- Collaboration juridique
- Formation professionnelleFormateur / Formatrice secrétariat assistanat
- Assistanat de direction
- Assistanat technique et administratif
- Secrétariat comptable
- Secrétariat et assistanat médical ou médico-social
Les formations qui mènent à ce métier
- SECRETARIAT ASSISTANAT FORMATION
- SECRETARIAT ASSISTANAT JURIDIQUE
- SECRETARIAT ASSISTANAT GESTION PME PMI
- SECRETARIAT ASSISTANAT IMMOBILIER
- SECRETARIAT ASSISTANAT COMMUNICATION
- SECRETARIAT ASSISTANAT RESSOURCES HUMAINES
- SECRETARIAT ASSISTANAT IMPORT EXPORT
- SECRETARIAT ASSISTANAT MULTILINGUE
- SECRETARIAT ASSISTANAT COMMERCE INTERNATIONAL
- SECRETARIAT ASSISTANAT MARKETING
- SECRETARIAT ASSISTANAT COMMERCIAL
- CORRESPONDANCE COMMERCIALE
- SECRETARIAT ASSISTANAT SPECIALISE
- SECRETARIAT ASSISTANAT DIRECTION
- SECRETARIAT ASSISTANAT
- TELESECRETARIAT
- QUALITE SECRETARIAT
sur le site de Pôle Emploi